新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以 答记者问 为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最常见的是新闻发布会。

  一、清楚发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格

  一个发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力，殊难完成。

  一是专业原则，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组；

  三是分工原则，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；

  四是扁平原则，一般在大型的活动中有多层次的金字塔结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要；

  五是制度原则，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。

  发布会通常牵涉到各个部门，一般来说，公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层，甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中，有关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。

  筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间相对来说比较多，条件许可的话，应该请专业公司代理。

  时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。注意在安排的时间上要合理，同时要留有余地，一般来说，前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

  整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的每个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

  1、会议议程策划安排大多数发布会整一个完整的过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。

  在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比较合适。

  2、主题策划发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现 XXX发布会 字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。

  另外，依照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有新闻字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批。一般来说，实践中，很多企业略去新闻字样，采用其它称法。

  确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能会影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的 关键点 ，宜重点来抓。

  参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。

  新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。时间较突然的新闻事件能够使用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。

  活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。

  具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。

  1、消息稿。字数较短，一般在1000字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。

  2、通讯稿。篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题能进行详细阐述。消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。

  5、重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如，企业最高负责人的发言，技术、营销分管领导的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道有益为标准。

  企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如 两会期间 版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能够确保。有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效果。

  另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日，可优先考虑在下午进行。

  场地可以再一次进行选择户外，也可以再一次进行选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。

  另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以再一次进行选择在避暑山庄等地召开。

  酒店也有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。

  会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是不是合理？有没有空间的浪费？等等，这些都要考虑。

  1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。

  2、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店不一样，有的允许，有的不允许。

  摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过，现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。

  5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。一般会议会要求与会者留下名片，准备好请赐名片盒。

  现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这样一些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

  对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

  在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的 重心 上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。另外一个主要的因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

  在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科学技术手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。

  答记者问上，一般来说，由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。

  在国内，大多数记者不会提恶意刁难的问题，有时连善意刁难的问题都少涉及到，往往觉得太不精彩。事实上，提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度，是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的 点 ，更有助于传播。

  发布会前一般会准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。

  在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及到企业秘密的问题，有的能直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，记者也能够理解，有的则可以委婉作答。不宜采取 无可奉告 的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。

  整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束，则应该有酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。

  研讨型会议通常专业性较强，参与的人数不是很多，除非是行业标准讨论，正常情况下不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。

  会场，除一般性的主会场外，常常要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外，其他座位应当体现平等精神，发言用的麦克风应该每个座位都有，除非人数小于15人。

  关于地点，通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点，最好能在郊区环境优美会所，应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

  培训会议也是专业型会议，通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外，更多的是技能交流及知识传授，所以培训会议对场地的要求相比来说较高，除了一般的封闭式会场外，应该还有各类拓展训练设施或者场地，可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点：场地、培训设施及培训师。

  社团会议通常为纯会议，往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议，表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本，包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。

  此类会议多为公开性会议，系列分会将是此类会议的特点，所以会议场所的选择很重要，基本要求是可以分割或者主会场附带小会场，对会议设施要求也比较高，同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外，如果会议主办地的会场不能够满足几种分割要求，那么会务交通就成为要重点考虑的内容。

  此类会议实际上兼有展览性质，因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心，带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会，可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是：场地选择、会场控制、展览布置。

  所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。

  这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分，可以按不可预计费用或者按别的类别计算。

  如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者有关人员核定。

  茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。

  茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。

  通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。

  中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。

  西式茶歇饮品一般来说包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

  可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要采购就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方法的人(有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂)。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。

  很多所谓翻译不是通才(换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有)，而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。

  再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。

  当然为了商业机密不外泻，对翻译必要的约束是应该的，通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。

  重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。

  通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。

  对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。

  因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方假如慢慢的出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

  一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。

  主要内容有举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。